Digitalisierung der Zollprozesse erfolgreich

Um 30 % reduzierte Bearbeitungszeiten

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Seit 2021 arbeiten die Port of Rotterdam Authority, der Zoll, das GroentenFruit Huis und Portbase gemeinsam an der weiteren Digitalisierung der Zollprozesse, um die Kontrollen von (Kühl-)Containern effizienter und sicherer zu gestalten. Mit dem gewünschten Ergebnis: Verkürzung der Wartezeiten und Vermeidung unnötiger Kosten. Welche Schritte wurden seither unternommen? Was haben die Kettenpartner dabei gelernt? Und was ist sonst noch zu erwarten?

Die Zahl der Kühlcontainer, die über den Rotterdamer Hafen verschifft werden, steigt seit Jahren kontinuierlich an. Derzeit ist jeder siebte in Rotterdam umgeschlagene Container ein Kühlcontainer. Diese Zahl wird voraussichtlich weiter steigen. „Besonders bei tropischen Früchten sehen wir einen starken Anstieg. Aber auch in anderen Sektoren werden aufgrund der steigenden Temperaturen zunehmend Kühlcontainer eingesetzt“, erläutert die Port of Rotterdam Authority. Zunehmende Wartezeiten und zusätzliche Kosten sind eine direkte Folge der steigenden Anzahl zu scannender Container.

Foto: Freek van Arkel

Hightech-Zollscanner

Alle großen Containerterminals auf der Maasvlakte in Rotterdam verfügen jetzt über hochmoderne Zollscanner auf dem eigenen Gelände. Der Zoll analysiert rund um die Uhr per Fernzugriff die Bilder des Containerinhalts. Dadurch müssen Container nicht mehr umgeschlagen oder unnötig geöffnet werden und werden in 95 % der Fälle innerhalb von 36 Stunden nach der Entladung freigegeben. Dies ist eines der ersten quantifizierbaren Ergebnisse unserer gemeinsamen Bemühungen", so der Zoll.

Gute Ergebnisse

Frachteigentümer und Endkunden profitieren logischerweise am meisten von der zunehmenden Digitalisierung. Die Verlader geben an, dass die Durchlaufzeiten bei der Kontrolle deutlich kürzer sind. „Fast alle Extreme, wie zum Beispiel Container, die länger als fünf Tage stehen, wurden aus dem System entfernt. Wir stellen eine Verringerung der Durchlaufzeit um mehr als 30 % fest, was hauptsächlich auf den Rückgang dieser Extreme zurückzuführen ist. Und der Zoll erhält deutlich weniger Beschwerden, bis zu 80 % weniger“, weiß die Port of Rotterdam Authority. Beschwerden, deren Bearbeitung ebenfalls Zeit in Anspruch nimmt.

„Die Minimierung der Warte- und Durchlaufzeiten war einer der Hauptgründe für uns, an diesem Projekt teilzunehmen“, erklärt GroentenFruit Huis. Die Mitglieder stellen täglich fest, dass die Zahl der Problemfälle bei den Zollprozessen spürbar zurückgegangen ist. „Wenn etwas schief geht, erfährt man es sowieso. Während wir früher oft zweimal pro Woche angerufen wurden, hören wir jetzt kaum noch Beschwerden.“ Kurzum, gute Ergebnisse. „Aber wir sind noch nicht am Ziel“, fährt GroentenFruit Huis fort. „Vor allem bei der geplanten Zunahme der Anzahl von Kühlcontainern oder bei vermehrten Kontrollen aufgrund einer verschärften Politik stellt sich dann die Frage, ob der Ansatz ausreichend ist. Eine konstruktive Definition der kurz- und langfristigen Probleme ist ein logischer nächster Schritt.“

Lebensmittelverschwendung vermeiden

Natürlich geht es um den wirtschaftlichen Wert, aber nach Ansicht von GroentenFruit Huis, das die Interessen der in der Vermarktung von Obst und Gemüse tätigen Unternehmen vertritt, steht mehr auf dem Spiel. „Gerade auch angesichts des wachsenden Nachhaltigkeitsbewusstseins liegt der Fokus immer mehr auf der Vermeidung von Lebensmittelverschwendung. Niemand möchte Lebensmittel wegwerfen. In den letzten Jahren hat daher der Bedarf an schnelleren Kontrollen, minimalen Wartezeiten und weniger Störungen zugenommen. Hinzu kommt, dass bei Obst und Gemüse die Vorschriften für die Produktion immer strenger werden. Es können weniger Pflanzenschutzmittel eingesetzt werden, was die Produkte nur noch anfälliger macht.

Kommunikation entscheidend

Die Digitalisierung von Zollprozessen hilft, Wartezeiten zu minimieren und die Effizienz der Lieferkette zu erhöhen. Dabei ist es wichtig zu erkennen, dass es sich um ein Zusammenspiel zwischen Zoll, Spediteuren, Terminals, Reedereien, Transportunternehmen und anderen beteiligten Kettenpartnern handelt. Die Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien bestimmt weitgehend die Effizienz des gesamten Prüfungsprozesses. Besonders bei Kühlcontainern, in denen oft verderbliche Waren transportiert werden, ist dies von entscheidender Bedeutung.

Kürzere Wartezeiten

Zollkontrollen wurden bereits digital über das Kontrollportal im Port Community System von Portbase gemeldet. Indem wir diese Anmeldungen – mit Erlaubnis der Spediteure – auch digital an das Transportunternehmen übermitteln, verkürzen sich die Durchlaufzeiten und die Prozesse werden sicherer und weniger fehleranfällig. Besonders wenn ein Wochenende dazwischen liegt, kann die Zeitersparnis enorm sein. Schließlich muss das Transportunternehmen nicht mehr auf den Auftrag des Spediteurs warten, bevor ein Transport geplant werden kann. „Früher wurden diese Benachrichtigungen manuell eingegeben und z. B. per E-Mail weitergeleitet. Wenn eine Kontrollmeldung am Freitagabend gemacht wurde, wurde sie manchmal erst am Montagmorgen weiterbearbeitet. Dann stand also ein Container 3 Tage lang still. Jetzt werden die Meldungen direkt in die Planung aufgenommen, was die Wartezeiten verkürzt und die Prozesse sicherer macht. Außerdem wird so Lebensmittelverschwendung vermieden“, erläutert die Port of Rotterdam Authority.

Gegenseitiges Verständnis

„Das Ziel des Projekts ist und bleibt jedoch die Prozessoptimierung“, betonen die beteiligten Parteien. Seit Beginn des Projekts wurden in dieser Hinsicht erhebliche Fortschritte erzielt. „Je nachdem, um was es geht, finden sechs bis acht Mal im Jahr persönliche Besprechungen statt. Man merkt, dass dadurch mehr Verständnis für die Situation des anderen entsteht. Das hilft auf jeden Fall“, so der Zoll. „Wir sind nach wie vor unterschiedliche Entitäten, aber wir haben ein gemeinsames Ziel: die Kette so effizient wie möglich zu gestalten, mit minimalen Kosten und Verzögerungen. Um dieses Ziel zu erreichen, sind wir in hohem Maße aufeinander angewiesen.“

Das Verständnis für die Situation des anderen ist bisher die wichtigste Lernerfahrung: Als Zollbehörde wollen wir natürlich die Container, die hier im Hafen ankommen, ordnungsgemäß und schnell kontrollieren. Aber wir bleiben eine ausführende Behörde.“

„Es ist natürlich immer einfach, mit dem Finger auf andere zu zeigen, wenn etwas schief läuft, aber in Wirklichkeit liegen die Dinge oft ganz anders. Gute Kommunikation schafft Transparenz und unterstreicht die Bedeutung der Zusammenarbeit. Eine gute Zusammenarbeit untereinander ist viel wichtiger als das Eigeninteresse eines einzelnen Gliedes in der gesamten Kette. Gemeinsamer Fortschritt, das sollte das Ziel sein“, ergänzt GroentenFruit Huis.

Zoll-Dashboard

Genauso wichtig ist es, dass dank der verbesserten Zusammenarbeit und der weiteren Digitalisierung der Prozesse mehr Daten zur Verfügung stehen. Daten, die für einen besseren Einblick sorgen. Zum Beispiel kann jetzt angegeben werden, an welcher Stelle der Kette ein Container stillsteht. Und auch weshalb. Außerdem wurde der Datenaustausch erheblich verbessert. Dies ermöglicht eine frühzeitige Erkennung von Schwachstellen und eine proaktive Reaktion.

Prognosen können jetzt sogar auf der Grundlage historischer Daten geteilt werden. Schwachstellen können auch besser begründet werden, z. B. durch digitale Tools wie das Zoll-Dashboard, das seit Anfang dieses Jahres in Betrieb ist und das die kürzeren Durchlaufzeiten sichtbar macht. Dieses Dashboard ist das Ergebnis einer datengesteuerten Zusammenarbeit zwischen dem Zoll und der Port of Rotterdam Authority, bei der Daten ausgetauscht, analysiert und in wirtschaftliche Werte umgewandelt werden. Ein sehr wichtiger Schritt, denn nur wenn etwas einen wirtschaftlichen Wert hat, kann man es auch steuern“, fügt die Port of Rotterdam Authority hinzu.

Vorteile für alle Beteiligten

Die weitere Digitalisierung und verbesserte Zusammenarbeit bringt Vorteile für alle Beteiligten. Dadurch erhalten der Zoll und die Terminals einen besseren Einblick in die Kapazitäten, so dass die Kontrollprozesse besser geplant und effizienter gestaltet werden können.

Auch das Ausfüllen von digitalen Zolldokumenten geht leichter. „Aber es gibt auf jeden Fall noch Raum für weitere Verbesserungen“, erläutert der Zoll. Wir stellen fest, dass die Dokumente immer noch nicht detailliert genug ausgefüllt werden, da sie oft wettbewerbsrechtlich sensible Informationen enthalten. Logischerweise will nicht jeder diese Informationen teilen, aber es würde die Kontrollen sicherlich noch effizienter machen, wenn man das täte.“

Es ist noch mehr in Planung

Die Parteien werden natürlich den datengestützten Ansatz weiter verfolgen und die verschiedenen Prozesse in Rotterdam weiterhin kritisch beobachten. Ein nächster Schritt könnte darin bestehen, den Kontrollen von Kühltransportern in der gesamten Kette Priorität einzuräumen. Fortsetzung folgt.