Privacy

Deze privacyverklaring is van toepassing op bezoekers van het havenervaringscentrum Portlantis, gebruikers van het Portlantis reserverings- en bookingsysteem, potentiele klanten, consultants, samenwerkingspartners, contractpartners, tussenpersonen en belanghebbenden (hierna: “Betrokkene”) in relatie tot het Havenbedrijf Rotterdam N.V. (“HbR”) in het kader van Portlantis. Portlantis is het havenervaringscentrum van HbR op Maasvlakte 2 voor zakelijke evenementen, onderwijsbezoeken en georganiseerde groepsbezoeken. Meer informatie over Portlantis vindt u op de website www.portofrotterdam.com.

Met deze privacyverklaring informeren wij u over de verwerking van persoonsgegevens door alle betrokken afdelingenvan HbR. HbR is verwerkingsverantwoordelijke zoals bedoeld in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Deze specifieke privacyverklaring moet worden gelezen in combinatie met onze algemene privacyverklaring.

1] Inleiding
Uw privacy als Betrokkene is belangrijk voor ons, wij gaan zorgvuldig om met de
gegevens die u ons heeft verstrekt en we houden ons aan wet- en regelgeving die
geldt op het gebied van uw privacy.

In deze privacyverklaring leest u alles over de manier waarop uw persoonsgegevens
in het kader van Portlantis worden verzameld en hoe we daar binnen HbR mee om
gaan. Daarnaast vindt u hier ook al uw rechten met betrekking tot uw gegevens en
hoe u gebruik kunt maken van die rechten

2] Verwerking persoonsgegevens
In het kader van Portlantis kunnen onze betrokken afdelingen onderstaande
gegevens van u verwerken:
• Voorletter(s), voornaam en achternaam;
• Adres en postcode;
• Geslacht;
• E-mailadres(sen) en telefoonnummer(s);
• Naam en KvK-nummer van uw organisatie;
• Organisatie en afdeling;
• Rekeningnummer;
• IP-adres;
• Camerabeelden.

Onder bepaalde omstandigheden en voor zover wettelijk toegestaan verwerkt HbR
strafrechtelijke gegevens van u.

3] Doeleinden
Bovengenoemde persoonsgegevens, of bepaalde gegevens daarvan, worden
uitsluitend gebruikt voor de volgende doeleinden:
• Het afhandelen van uw aankoop van producten of leveren van diensten;
• Het aangaan en beheren van overeenkomsten met u;
• Het verbeteren van producten en/of diensten van HbR;
• Het beheren van relaties en marketing, zoals het onderhouden en
bevorderen van het contact met bestaande en toekomstige klanten;
• Klantenservice;
• Facturatie;
• Debiteurenbeheer;
• Interne en externe audits;
• De ontwikkeling, uitvoering en analyse van marktonderzoeken,
marktstrategieën en klanttevredenheidsonderzoeken;
• Handhaven van de veiligheid en gezondheid van het Haven Industrieel
Complex, omwonenden en medewerkers van HbR;
• Naleving van wet- en regelgeving, waaronder naleving van voorschriften op
grond van wet- en regelgeving, zoals geschillen en verweer tegen
aanspraken van derden.

4] Rechtsgronden
De betrokken afdelingen verwerken uw persoonsgegevens alleen als er een
wettelijke grondslag is om deze te verwerken. Een toelichting op deze grondslagen
staat hieronder.

Uitvoering van overeenkomst
HbR verwerkt uw gegevens voor het aangaan en de uitvoering van een contract met
u.

Gerechtvaardigd belang
De verwerking van uw persoonsgegevens is in sommige gevallen noodzakelijk voor
de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van HbR of van een derde (zoals
het onderhouden van contact met klanten), tenzij deze belangen moeten wijken voor het hogere belang van de fundamentele rechten en vrijheden van de Betrokkene.

Voldoen aan wettelijke plicht
HbR verwerkt uw persoonsgegevens om te voldoen aan een wettelijke plicht die op
HbR rust.

Toestemming
In het geval van klanttevredenheidsonderzoek mogen wij uw gegevens verwerken
indien u daarvoor toestemming heeft gegeven. Indien wij persoonsgegevens
verwerken op basis van deze toestemming, heeft u te allen tijde het recht om deze
toestemming weer in te trekken. Dit kan door gebruik te maken van de opt-out functie die wordt geboden via de digitale nieuwsbrief als u daarop geabonneerd bent of dit kenbaar te maken via het invullen van het online formulier “verzoek met betrekking tot persoonsgegevens” op de website www.portofrotterdam.com/privacy. Het
intrekken van uw toestemming doet geen afbreuk aan de rechtsgeldigheid van de
verwerking vóór de intrekking daarvan.

5] Gevolgen niet verstrekken persoonsgegevens
Als Betrokkene bent u niet verplicht om persoonsgegevens te verstrekken. Indien u
ons geen of onvoldoende persoonsgegevens verstrekt, dan is het echter mogelijk dat
wij geen uitvoering kunnen geven aan onze werkzaamheden in het kader van
Portlantis.

6] Bewaartermijnen
HbR bewaart de persoonsgegevens niet langer dan wettelijk voorgeschreven dan
wel niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de gegevens zijn
verkregen. Hier is voor iedere verwerking een zeer welafgewogen beslissing voor
genomen. Voor wat betreft de persoonsgegevens die op grond van een toestemming
zijn verstrekt, deze persoonsgegevens worden verwijderd zodra de toestemming
wordt ingetrokken.

7] Uitwisseling persoonsgegevens
De persoonsgegevens worden uitsluitend aan de volgende derden verstrekt voor
bovengenoemde doeleinden:
• Dienstverleners en/of onderaannemers van HbR;
• Overheidsinstanties, regelgevende instanties, toezichthouders en de
Belastingdienst, indien dit noodzakelijk is om te voldoen aan een verplichting
krachtens wet- en regelgeving waaraan HbR moet voldoen.

HbR heeft met de partijen aan wie zij persoonsgegevens verstrekt passende
organisatorisch, contractuele en wettelijke maatregelen getroffen, waaronder het
sluiten van verwerkersovereenkomsten met verwerkers. Met deze maatregelen is
geborgd dat persoonsgegevens zorgvuldig en veilig volgens de AVG worden
verwerkt.

8] Doorgifte persoonsgegevens buiten de Europese Unie
Indien het noodzakelijk is voor de inzage door deelnemingen van HbR, kan het
voorkomen dat (een deel van uw) persoonsgegevens worden doorgegeven aan een
land dat zich buiten de Europese Economische Ruimte (EER) bevindt. Indien wij
persoonsgegevens delen met landen buiten de EER, dan zorgen wij altijd voor
passende waarborgen om de gegevens te beschermen.

9] Rechten van betrokkenen
Op grond van de AVG heeft u als Betrokkene de onderstaande rechten;
• Het recht op inzage in en een kopie van uw persoonsgegevens;
• Het recht om uw persoonsgegevens te verbeteren indien deze feitelijke
onjuistheden bevatten;
• Het recht om HbR te verzoeken uw gegevens te verwijderen;
• Het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens;
• Het recht op overdraagbaarheid van uw gegevens;
• Het recht om uw gegeven toestemming in te trekken, indien de grondslag dit
toelaat.

Als u gebruik wilt maken van uw rechten, kunt u een verzoek indienen via de
algemene privacy mailbox van het Havenbedrijf privacy@portofrotterdam.com of via het invulformulier van de rechten van betrokkenen, vindbaar op de corporate website
van het HbR. Let op: bovenstaande rechten zijn niet absoluut. Dat wil zeggen dat het
Havenbedrijf niet in alle gevallen gehoor hoeft te geven aan een verzoek ter
uitoefening van één van voornoemde rechten.

10] Klachten
Als u, ondanks de zorgvuldigheid waarmee de Betrokken Afdelingen met uw
persoonsgegevens omgaan, een klacht heeft over de wijze waarop wij uw
persoonsgegevens verwerken en/of met uw rechten omgaan kunt u een klacht
indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (“AP”). De contactgegevens van de AP
vindt u via de website van AP.

11] Wijzigingen privacyverklaring
Deze privacyverklaring is opgesteld op 21 februari 2025. HbR houdt zich het recht
voor om wijzigingen aan te brengen in deze privacyverklaring. Wij zullen altijd de meest recente privacyverklaring beschikbaar stellen op de corporate website van HbR.